Hướng dẫn lập và quản lý hồ sơ phòng cháy chữa cháy theo Nghị định 105

Phòng cháy chữa cháy (PCCC) là một yếu tố then chốt đảm bảo an toàn cho tính mạng, tài sản và hoạt động của các cơ sở, doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo công tác PCCC được thực hiện đúng quy định, Nghị định 105/2025/NĐ-CP đã đưa ra những hướng dẫn chi tiết về lập và quản lý bộ hồ sơ PCCC. Vậy hồ sơ này gồm những giấy tờ, tài liệu nào? Làm sao để lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ hiệu quả, tránh các sai sót không đáng có? Hãy cùng tìm hiểu kỹ trong bài viết dưới đây.

Hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC của cơ sở theo Nghị định 105

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, bộ hồ sơ PCCC của một cơ sở bao gồm nhiều loại giấy tờ, tài liệu quan trọng nhằm quản lý và đảm bảo công tác PCCC. Cụ thể, hồ sơ này phải đầy đủ các giấy tờ sau:

• Phiếu thông tin của cơ sở (Mẫu số PC01): Đây là tài liệu đầu tiên, thể hiện các thông tin cơ bản về cơ sở, như tên, địa chỉ, quy mô, ngành nghề, người đứng đầu, thông tin liên hệ… Nó đóng vai trò như “bản khai lý lịch” về công tác PCCC tại cơ sở.
• Nội quy PCCC, cứu nạn, cứu hộ: Là văn bản do cơ sở ban hành, quy định rõ ràng trách nhiệm, nghĩa vụ của cán bộ, nhân viên và các lực lượng liên quan trong việc thực hiện công tác PCCC.
• Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế hoặc văn bản thẩm định thiết kế PCCC, văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC: Những tài liệu này bắt buộc phải có đối với các công trình thuộc diện phải thẩm duyệt thiết kế, thẩm định thiết kế PCCC. Đây chính là minh chứng quan trọng thể hiện cơ sở đã tuân thủ đúng quy chuẩn xây dựng và an toàn PCCC.
• Quyết định thành lập Đội PCCC cơ sở, hoặc Đội PCCC chuyên ngành hoặc văn bản phân công người thực hiện nhiệm vụ PCCC, cứu nạn, cứu hộ; thông báo kết quả huấn luyện nghiệp vụ PCCC: Đội ngũ này giữ vai trò nòng cốt trong việc ứng phó sự cố, phòng ngừa cháy nổ, đảm bảo an toàn cho toàn bộ cơ sở.
• Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở (Mẫu PC06): Văn bản mô tả cụ thể cách thức xử lý tình huống cháy, nổ, cứu nạn cứu hộ, bao gồm sơ đồ thoát nạn, lực lượng tham gia, phương tiện hỗ trợ…
• Sổ theo dõi phương tiện PCCC: Giúp cơ sở quản lý tình trạng hoạt động, bảo trì, kiểm định của các phương tiện PCCC như bình chữa cháy, vòi phun nước, hệ thống báo cháy…
• Biên bản tự kiểm tra PCCC (Mẫu PC02): Đây là minh chứng cho việc cơ sở thường xuyên kiểm tra, rà soát công tác PCCC để kịp thời phát hiện và khắc phục các vấn đề còn tồn tại.
• Báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC (Mẫu PC04): Báo cáo tổng hợp toàn bộ kết quả, hoạt động PCCC của cơ sở theo định kỳ, giúp đánh giá và nâng cao hiệu quả công tác phòng cháy chữa cháy.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc: Đối với những cơ sở thuộc diện phải mua bảo hiểm cháy, nổ, đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của đơn vị kinh doanh.
• Bản vẽ hoàn công hệ thống, hạng mục PCCC: Đối với công trình phải thẩm định thiết kế PCCC, việc có bản vẽ hoàn công giúp xác định chính xác vị trí, kết cấu hệ thống PCCC đã thi công.
• Thông báo kết quả xác minh, giải quyết vụ cháy của cơ quan Công an (nếu có): Đây là những tài liệu phát sinh sau các sự cố cháy nổ.
• Biên bản kiểm tra PCCC của UBND cấp xã hoặc cơ quan Công an, cơ quan chuyên môn về xây dựng: Thể hiện sự giám sát, kiểm tra từ các cơ quan có thẩm quyền.
• Biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt vi phạm hành chính, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động, phục hồi hoạt động…: Các tài liệu liên quan đến vi phạm, xử lý vi phạm trong lĩnh vực PCCC.
• Văn bản phân công người thực hiện kiểm tra PCCC tại cơ sở (nếu có): Ghi nhận sự phân công trách nhiệm kiểm tra PCCC nội bộ.

Đây chính là những thành phần bắt buộc trong hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC của các cơ sở, đơn vị, tổ chức. Việc lập và lưu trữ đầy đủ các giấy tờ trên không chỉ giúp cơ sở tuân thủ quy định pháp luật mà còn góp phần bảo vệ an toàn tính mạng và tài sản cho chính mình và cộng đồng.

Hướng dẫn lập, quản lý và lưu trữ bộ hồ sơ PCCC theo Nghị định 105

Khoản 2 và Khoản 3 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP đã quy định rất rõ trách nhiệm lập, quản lý và lưu trữ bộ hồ sơ PCCC. Cụ thể:

• Trách nhiệm của người đứng đầu cơ sở: Người đứng đầu cơ sở chịu trách nhiệm trực tiếp lập, quản lý và cập nhật toàn bộ hồ sơ PCCC của đơn vị mình. Điều này bao gồm việc kiểm tra, bổ sung khi có sự thay đổi (như thay đổi người đứng đầu, thay đổi thiết kế công trình, thay đổi phương tiện PCCC…). Hồ sơ phải luôn sẵn sàng, đầy đủ và chính xác.
• Trách nhiệm của các cơ quan quản lý chuyên ngành: Bên cạnh đó, cơ quan quản lý chuyên ngành cũng lập hồ sơ quản lý về PCCC đối với cơ sở thuộc phạm vi mình quản lý. Tùy theo cơ quan, nội dung hồ sơ có sự khác biệt:
• Cơ quan chuyên môn về xây dựng: Quản lý hồ sơ gồm các tài liệu như báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC, bản vẽ hoàn công hệ thống PCCC, biên bản kiểm tra PCCC, biên bản vi phạm hành chính và các văn bản liên quan.
• Cơ quan Công an: Quản lý hồ sơ bao gồm các phiếu thông tin cơ sở, báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC, bản vẽ hoàn công, thông báo kết quả xác minh vụ cháy (nếu có), biên bản kiểm tra, biên bản vi phạm hành chính, văn bản phân công kiểm tra và các tài liệu nghiệp vụ chuyên ngành Công an.
• Ủy ban nhân dân cấp xã: Lập hồ sơ quản lý với các tài liệu tương tự như cơ quan Công an, chủ yếu tập trung vào những cơ sở nằm trên địa bàn.
• Hình thức lưu trữ: Bộ hồ sơ PCCC có thể lưu trữ dưới dạng giấy, dạng điện tử hoặc kết hợp cả hai, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ. Tài liệu như biên bản tự kiểm tra, báo cáo kết quả công tác PCCC, giấy chứng nhận bảo hiểm cháy nổ… phải lưu giữ tối thiểu 05 năm kể từ năm lập, ban hành.

Việc lưu trữ hồ sơ khoa học, dễ tra cứu không chỉ giúp cho công tác kiểm tra, thanh tra được thuận lợi mà còn hỗ trợ kịp thời trong công tác cứu hộ, cứu nạn khi có sự cố xảy ra.

Các cơ sở thuộc diện quản lý PCCC theo Nghị định 105

Phụ lục 1 của Nghị định 105 đã liệt kê danh sách các loại hình cơ sở bắt buộc phải lập và quản lý hồ sơ PCCC. Các cơ sở này thuộc phạm vi quản lý theo quy định của Luật PCCC và cứu nạn, cứu hộ, bao gồm:

• Nhà chung cư, nhà ở tập thể.
• Các cơ sở giáo dục từ nhà trẻ, mẫu giáo, tiểu học đến đại học.
• Bệnh viện, phòng khám, trạm y tế, cơ sở điều dưỡng, phục hồi chức năng…
• Sân vận động, nhà thi đấu, trung tâm thể thao.
• Nhà hát, rạp chiếu phim, rạp xiếc, trung tâm hội nghị, bảo tàng, thư viện, triển lãm, nhà văn hóa.
• Cơ sở vui chơi giải trí, karaoke, vũ trường, cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, lưu trú.
• Chợ, trung tâm thương mại, siêu thị.
• Cơ sở kinh doanh hàng hóa dễ cháy, khó cháy, kinh doanh khí đốt, xăng dầu.
• Khách sạn, nhà khách, cơ sở lưu trú, trụ sở làm việc cơ quan, doanh nghiệp…
• Các cơ sở sản xuất công nghiệp thuộc hạng nguy hiểm cháy nổ (A, B, C, D, E)…

Danh mục này rất đa dạng, bao quát hầu hết các hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ. Điều đó cho thấy tầm quan trọng của việc tuân thủ nghiêm túc quy định PCCC đối với từng loại hình cơ sở. Việc lập và quản lý bộ hồ sơ PCCC không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội của mỗi đơn vị đối với cộng đồng.

Qua những phân tích ở trên, có thể thấy rằng việc lập và quản lý hồ sơ phòng cháy chữa cháy theo Nghị định 105 không chỉ là yêu cầu pháp luật mà còn là công cụ giúp các cơ sở, doanh nghiệp chủ động phòng ngừa, đảm bảo an toàn và bảo vệ tài sản của mình. Bộ hồ sơ PCCC cần được lập đầy đủ, lưu trữ khoa học và thường xuyên rà soát, cập nhật theo đúng quy định. Nếu cơ sở bạn chưa hoàn thiện hoặc còn thiếu sót trong khâu này, hãy nhanh chóng rà soát và bổ sung để không chỉ tránh vi phạm pháp luật mà còn thực sự yên tâm về công tác phòng cháy chữa cháy.