Sử dụng kinh phí bảo trì chung cư theo quy định pháp luật

Trong quá trình sinh sống tại nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, vấn đề kinh phí bảo trì chung cư luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt từ cư dân bởi đây là nguồn tài chính trực tiếp phục vụ việc duy trì, sửa chữa và đảm bảo an toàn cho các hạng mục sử dụng chung của tòa nhà. Việc quản lý, sử dụng và bàn giao kinh phí bảo trì nếu không rõ ràng, minh bạch rất dễ phát sinh tranh chấp và ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống lâu dài. Chính vì vậy, pháp luật hiện hành đã quy định cụ thể cách thức sử dụng kinh phí bảo trì gắn liền với hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư, nhằm đảm bảo quyền lợi của các chủ sở hữu và sự vận hành ổn định, bền vững của công trình.

Sử dụng kinh phí bảo trì chung cư theo quy định pháp luật

Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được hình thành để phục vụ duy nhất cho mục đích bảo trì, sửa chữa và duy trì chất lượng các hạng mục dùng chung của tòa nhà. Việc sử dụng nguồn kinh phí này không mang tính tùy nghi mà phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Nhà ở và Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư.

Trước hết, Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm mở tài khoản tiền gửi tại tổ chức tín dụng để quản lý kinh phí bảo trì chung cư. Thông tin về tài khoản này phải được công khai tại Hội nghị nhà chung cư và không được tự ý thay đổi. Định kỳ 6 tháng một lần, Ban quản trị phải niêm yết công khai tình hình thu – chi kinh phí bảo trì tại bảng tin chung cư để cư dân theo dõi.

Việc chi tiêu kinh phí bảo trì chỉ được thực hiện cho các công việc liên quan đến phần sở hữu chung như kết cấu chịu lực, hệ thống kỹ thuật, thang máy, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hạ tầng kỹ thuật và các hạng mục chung khác. Mọi khoản chi đều phải có kế hoạch, hồ sơ, hóa đơn, chứng từ đầy đủ nhằm đảm bảo tính minh bạch và phục vụ công tác kiểm tra, giám sát.

Đối với nhà chung cư có phân chia rõ khu căn hộ và khu chức năng kinh doanh dịch vụ, pháp luật cho phép phân tách tỷ lệ kinh phí bảo trì chung cư tương ứng cho từng phần. Khi đó, kinh phí dùng để bảo trì khu căn hộ chỉ được sử dụng trong phạm vi khu căn hộ; kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của toàn bộ tòa nhà chỉ được chi cho các hạng mục dùng chung của cả tòa nhà. Trường hợp kinh phí đã phân bổ không còn đủ, các chủ sở hữu có liên quan sẽ có trách nhiệm đóng góp bổ sung theo quy định.

Khi phát sinh nhu cầu bảo trì, tổ chức tín dụng nơi mở tài khoản có trách nhiệm giải ngân trong thời hạn nhất định sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ từ Ban quản trị. Hồ sơ bao gồm quyết định của Ban quản trị, kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua và hợp đồng ký kết với đơn vị đủ năng lực thực hiện bảo trì. Việc thanh toán có thể thực hiện bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt, tùy theo quyết nghị của Hội nghị nhà chung cư.

Trong trường hợp xảy ra sự cố cần bảo trì đột xuất nhằm đảm bảo an toàn, Ban quản trị được phép thực hiện chi theo quy chế tài chính đã ban hành, đồng thời phải hoàn thiện đầy đủ hồ sơ và báo cáo công khai sau đó. Cách thức này giúp tòa nhà kịp thời khắc phục rủi ro mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Việc quản lý, sử dụng và bàn giao kinh phí bảo trì nếu không rõ ràng, minh bạch rất dễ phát sinh tranh chấp

Lập, bàn giao và quản lý kinh phí bảo trì gắn với quản lý vận hành nhà chung cư

Việc lập và bàn giao kinh phí bảo trì chung cư có mối quan hệ chặt chẽ với mô hình quản lý vận hành nhà chung cư. Đối với nhà chung cư chỉ có mục đích để ở hoặc nhà chung cư hỗn hợp nhưng không thể tách riêng phần sở hữu chung, Ban quản trị sẽ là đơn vị trực tiếp mở tài khoản và tiếp nhận kinh phí bảo trì từ chủ đầu tư sau khi Hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức.

Trong thời hạn luật định, chủ đầu tư có trách nhiệm quyết toán và bàn giao toàn bộ kinh phí bảo trì đã thu cho Ban quản trị để quản lý, sử dụng đúng mục đích. Chủ tài khoản có thể là một hoặc nhiều thành viên Ban quản trị, tùy theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư, nhằm đảm bảo tính kiểm soát và minh bạch.
Với nhà chung cư có chức năng hỗn hợp và có thể phân tách rõ ràng các khu chức năng, việc quản lý kinh phí bảo trì được thực hiện linh hoạt hơn. Ban quản trị sẽ mở các tài khoản riêng để quản lý kinh phí bảo trì của khu căn hộ và phần sở hữu chung của toàn tòa nhà. Riêng phần diện tích kinh doanh dịch vụ, chủ sở hữu khu vực này có trách nhiệm tự quản lý phần kinh phí bảo trì tương ứng theo quy định pháp luật.

Trong trường hợp cụm nhà chung cư gồm nhiều tòa nhà, Ban quản trị cụm phải mở tài khoản riêng cho từng tòa để đảm bảo việc quản lý kinh phí bảo trì phù hợp với đặc thù và mục đích sử dụng của mỗi công trình. Việc quyết toán và bàn giao kinh phí luôn phải được thực hiện trước khi chính thức tiếp nhận, nhằm đảm bảo số liệu chính xác và tránh tranh chấp về sau.

Song song với việc quản lý tài chính, quản lý vận hành nhà chung cư là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả sử dụng kinh phí bảo trì. Hoạt động quản lý vận hành bao gồm việc duy trì hoạt động ổn định của các hệ thống kỹ thuật, bảo dưỡng thiết bị, đảm bảo an ninh, vệ sinh môi trường và các dịch vụ cần thiết khác để tòa nhà vận hành bình thường.

Trong những trường hợp pháp luật yêu cầu phải có đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp, toàn bộ hoạt động này phải do đơn vị quản lý vận hành đảm nhiệm. Chủ sở hữu hoặc người sử dụng căn hộ không được tự ý thuê các dịch vụ riêng lẻ, nhằm tránh xung đột trách nhiệm và đảm bảo sự đồng bộ trong quản lý. Đơn vị quản lý vận hành có thể thuê các nhà cung cấp dịch vụ phụ trợ nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm toàn diện trước Ban quản trị và cư dân.

Có thể thấy, kinh phí bảo trì chung cư không chỉ là một khoản tiền mang tính kỹ thuật mà còn là yếu tố cốt lõi bảo đảm chất lượng sống lâu dài cho cộng đồng cư dân. Việc sử dụng đúng mục đích, công khai và tuân thủ pháp luật sẽ giúp hạn chế tranh chấp, tăng niềm tin giữa cư dân, Ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành. Khi quản lý vận hành nhà chung cư được thực hiện chuyên nghiệp, gắn liền với cơ chế tài chính minh bạch, tòa nhà sẽ được duy trì an toàn, ổn định và gia tăng giá trị theo thời gian.