Cách phân chia kinh phí bảo trì sở hữu chung

Trong quá trình vận hành nhà chung cư, vấn đề tài chính luôn là mối quan tâm hàng đầu của cư dân. Ngoài khoản phí quản lý vận hành, kinh phí bảo trì nhà chung cư đóng vai trò đặc biệt quan trọng nhằm phục vụ công tác bảo dưỡng, duy tu và sửa chữa phần sở hữu chung, bảo đảm công trình hoạt động an toàn và bền vững. Song song đó, việc lập tài khoản bảo trì, phân chia và sử dụng quỹ bảo trì – cải tạo nhà ở, cùng cơ chế hội nghị nhà chung cư là những nội dung được Luật Nhà ở 2023 và Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định cụ thể, hướng tới tính minh bạch và quyền lợi của người sở hữu.

Cách lập tài khoản để quản lý kinh phí bảo trì nhà chung cư

Theo khoản 1 Điều 153 Luật Nhà ở 2023, trách nhiệm đầu tiên trong việc lập tài khoản quản lý kinh phí bảo trì thuộc về chủ đầu tư dự án. Trước khi ký hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ hoặc diện tích khác trong tòa nhà, chủ đầu tư phải mở tài khoản thanh toán duy nhất tại ngân hàng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài trên địa bàn nơi có dự án để cư dân nộp phí bảo trì theo quy định.

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi mở tài khoản, chủ đầu tư phải thông báo bằng văn bản đến cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh, bao gồm đầy đủ thông tin về chủ tài khoản, số tài khoản, ngân hàng mở và kỳ hạn gửi tiền. Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch, ngăn chặn việc lập nhiều tài khoản hoặc sử dụng quỹ sai mục đích.

Đáng chú ý, chủ đầu tư không được phép rút hay sử dụng khoản kinh phí bảo trì cho mục đích khác khi chưa bàn giao cho Ban quản trị nhà chung cư. Nếu trong giai đoạn chưa bàn giao mà phát sinh nhu cầu bảo trì các hạng mục hết hạn bảo hành, chủ đầu tư phải tự chi trả bằng nguồn vốn riêng và chỉ được hoàn lại khi bàn giao quỹ, kèm theo chứng từ hợp lệ.

Khi ký hợp đồng mua bán hoặc thuê mua căn hộ, thông tin về tài khoản bảo trì phải được ghi rõ trong hợp đồng. Người mua có nghĩa vụ nộp khoản kinh phí này trước khi nhận bàn giao căn hộ; nếu chưa hoàn tất nghĩa vụ, chủ đầu tư phải nộp thay. Cơ chế này giúp đảm bảo toàn bộ dòng tiền bảo trì được kiểm soát thống nhất, tránh thất thoát và bảo vệ quyền lợi cư dân.

Ngoài khoản phí quản lý vận hành, kinh phí bảo trì nhà chung cư đóng vai trò đặc biệt quan trọng nhằm phục vụ công tác bảo dưỡng, duy tu và sửa chữa phần sở hữu chung

Phân chia và sử dụng kinh phí bảo trì, cải tạo nhà ở thuộc sở hữu chung

Một trong những vấn đề thường gây tranh cãi tại các khu chung cư là phân chia và sử dụng quỹ bảo trì phần sở hữu chung. Theo Điều 134 Luật Nhà ở 2023, mỗi chủ sở hữu có nghĩa vụ và quyền lợi bảo trì, cải tạo phần sở hữu chung tương ứng với tỷ lệ quyền sở hữu của mình. Nếu không xác định được chính xác tỷ lệ, trách nhiệm sẽ được chia đều cho tất cả chủ sở hữu – đảm bảo công bằng và minh bạch trong đóng góp.

Việc phân bổ và sử dụng kinh phí bảo trì, cải tạo được xác định dựa trên tỷ lệ quyền sở hữu, trừ khi có thỏa thuận khác giữa các bên. Trong thực tế, cư dân có thể thống nhất cơ chế linh hoạt hơn – chẳng hạn chia theo diện tích sử dụng hoặc chia đều cho các hộ – miễn sao phù hợp quy định tại Mục 4 Chương IX Luật Nhà ở 2023.

Đa phần tranh chấp liên quan đến quỹ bảo trì bắt nguồn từ vấn đề thiếu công khai tài chính. Do đó, Ban quản trị và Hội nghị nhà chung cư giữ vai trò trọng yếu trong việc thông qua kế hoạch chi tiêu, báo cáo thu chi và lấy ý kiến cư dân trước khi triển khai bất kỳ khoản chi nào.

Cơ chế hội nghị nhà chung cư đối với chung cư có nhiều chủ sở hữu

Để đảm bảo quỹ bảo trì được quản lý đúng mục đích, hội nghị nhà chung cư là cơ chế bắt buộc, được quy định chi tiết tại Thông tư 05/2024/TT-BXD.

Đối với hội nghị lần đầu, thành phần tham dự bao gồm: đại diện chủ đầu tư, đại diện các chủ sở hữu đã nhận bàn giao căn hộ, đơn vị quản lý vận hành (nếu có) và đại diện UBND cấp xã. Trường hợp chủ đầu tư không tham dự, các quyết nghị được thông qua vẫn có giá trị bắt buộc.

Đối với hội nghị thường niên hoặc bất thường, thành phần gồm đại diện chủ sở hữu, chủ đầu tư (nếu vẫn còn phần sở hữu), đơn vị quản lý vận hành (nếu thuê bắt buộc) và đại diện UBND cấp xã. Mọi quyết định của hội nghị có giá trị pháp lý ràng buộc đối với tất cả các bên, kể cả khi có bên vắng mặt.

Thông qua cơ chế này, việc sử dụng tài khoản bảo trì và phân bổ quỹ cải tạo sẽ được giám sát tập thể, bảo đảm công khai, minh bạch và đúng mục đích.
Hệ thống quy định pháp lý về tài khoản và kinh phí bảo trì nhà chung cư theo Luật Nhà ở 2023 thể hiện rõ nguyên tắc minh bạch, đồng bộ và bảo vệ quyền lợi cư dân. Việc lập tài khoản bảo trì đúng quy định, phân chia kinh phí theo tỷ lệ sở hữu, cùng cơ chế hội nghị dân chủ sẽ giúp duy trì chất lượng công trình, ngăn ngừa tranh chấp và xây dựng môi trường sống văn minh, bền vững trong các khu chung cư hiện đại.